Cajón inteligente: Ventajas de un sistema de cobro automático

La gestión del efectivo siempre ha sido un tema delicado en cualquier negocio. Para solucionar parte de estos problemas, en el pasado era normal utilizar cajas registradoras o cajones portamonedas, sin embargo, a pesar de los esfuerzos en seguridad, no solucionaban del todo los inconvenientes de gestión de efectivo, por eso apareció el cajón inteligente.

Este sistema de cobro automático es una nueva tecnología que se creó para sustituir a las antiguas cajas registradoras simplificando y automatizando todos los procesos relacionados con el control de efectivo y solucionar o paliar los inconvenientes asociados al mismo.

Un cajón inteligente o cajón de cobro automático es un sistema conectado a un TPV que se utiliza para gestionar los cobros de las ventas que se realizan en un negocio. Esta conexión se puede hacer mediante el puerto USB, conexiones de red o puertos serie, esto dependerá del cajón que se use.

¿Cómo funciona un cajón inteligente?

Para controlar la cantidad de dinero que sale y entra de un cajón inteligente, tan solo se necesita un navegador web para acceder a los movimientos y comprobar la cantidad de efectivo total que hay dentro del sistema.

Cuando se cierra una venta, el efectivo que el cliente ha pagado se ingresa y el sistema devuelve de forma automática el cambio correcto, sin lugar a errores y sin tener que manipular efectivo, al mismo tiempo que comprueba que los billetes y/o monedas no sean falsos. En función de cada negocio, el ingreso del dinero puede realizarse por el propio cliente, evitando que el dependiente tenga que manipular el efectivo.

Al final de la jornada, cuando se cierra la caja, el cajón inteligente lo hace de manera automática y sin errores, consiguiendo que la caja cuadre perfectamente. En este momento se podrá retirar el efectivo del sistema.

Ventajas de comprar un cajón inteligente

Al comprar un cajon inteligente, cualquier negocio agiliza el trabajo y lo hace mucho más sencillo, permitiendo a los trabajadores dedicar el tiempo que se pierde en la gestión de efectivo en otras tareas.

Entre las numerosas ventajas de comprar un cajón portamonedas inteligente, podemos citar las siguientes:

Control de efectivo

Como es un sistema automatizado, no surgen errores con el cambio que recibe el cliente. El cajón portamonedas inteligente garantiza que el cambio sea siempre el correcto.

Evita errores humanos

Por muy bien que trabaje un empleado, no está exento de cometer errores al realizar un cobro indebido o dar el cambio. Con un cajón de cobro automático se eliminan estas posibilidades, por lo que se convierte en una gran ventaja para cualquier negocio que requiera fluidez y rapidez y, donde los errores humanos, pueden provocar más estrés que el inherente al ritmo de trabajo.

Mayor seguridad en el manejo del dinero

Con un cajón inteligente el dinero no sale y entra como en un cajón portamonedas tradicional. Al no producirse manipulación el dinero es guardado de forma segura con una llave, evitando que se produzcan errores, hurtos y pérdidas.

Mayor higiene

Las monedas y los billetes suelen caerse al suelo, tocar cualquier superficie y pasar de una persona a otra, por lo que suelen contener alérgenos, gérmenes y sustancias contaminantes. Con un sistema de cobro automático el cliente se siente más seguro porque se mejora la higiene al reducir el contacto del efectivo con los empleados.

Apertura y cierre de caja perfecto

En cualquier negocio existen distintos turnos de trabajo y siempre debe hacerse un control de efectivo antes y después. Con un cajón portamonedas inteligente se automatizan y optimizan los procesos de cierre y apertura de caja, por lo que siempre cuadran.

Además, si no existe manipulación de efectivo, no existe necesidad de que se cuadre la caja al finalizar el turno. Esto beneficia a los empleados, ya que no pierden el tiempo en intentar cuadrar las cuentas.

Detección automática de dinero falso

Los cajones de cobro automático incluyen un sistema que identifica los billetes y monedas que son falsos o que no son de curso legal, como los que provienen de otro país.

Con un sistema de cobro automático se elimina la probabilidad de que algún cliente dé o reciba un billete falso, aumentando la confianza en el negocio.

Mejora la atención al cliente

Al no perder tiempo en cuadrar la caja o estar controlando constantemente el efectivo, los trabajadores tienen más tiempo para dedicar a otras tareas. De este modo, los clientes son atendidos de forma más rápida y se evitan las colas para ser atendido y que suelen producir malestar a los clientes.

Tipos de instalación de un cajón portamonedas inteligente

Los cajones de cobro automático requieren una instalación y mantenimiento muy meticuloso, que deben ser realizados por técnicos especialistas en la materia. 

Para que el sistema funcione adecuadamente, es importante realizar ciertos procedimientos, en función de los sensores, los recicladores de billetes y los monederos que incluye, por lo que no deben ser manejados por manos inexpertas.

La instalación de un cajón inteligente puede realizarse de 3 formas diferentes, en función de las necesidades del negocio en cuestión.

Instalación atendida

En este tipo de instalación es el trabajador quien manipula el efectivo. Esto evita que se usen billetes que no se encuentran en buen estado.

El inconveniente de este tipo de instalación es que no se mejora la higiene al tener que estar tocando el dinero constantemente. Se instala en comercios que no suelen manipular alimentos.

Instalación mixta

En la instalación mixta, el trabajador ayuda y controla el efectivo que se introduce en el cajón portamonedas automático. Es la instalación más recomendada en comercios como pescaderías, panaderías, carnicerías, etc.

El personal supervisa el dinero que se introduce y controla si se hace correctamente sin tener que tocar el efectivo en ningún momento. En este caso, la máxima higiene está asegurada.

Instalación desatendida

En este caso, es el cliente el que introduce el dinero mientras el empleado supervisa. Se trata del sistema menos empleado, porque da lugar a que se puedan introducir billetes arrugados o en mal estado que pueden provocar un atasco dentro del cajón de cobro automático.

¿Cuál es el mejor cajón inteligente?

El mejor cajón inteligente es una respuesta que dependerá del tipo de negocio donde se instale, ya que cada uno tiene una operativa o un programa de gestión diferente y le funcionará mejor un modelo de cajón u otro.

Por esta razón, es importante contactar con profesionales que tengan conocimientos en estos sistemas y cuenten con la experiencia necesaria para recomendar a cada autónomo o negocio en función de la actividad que realice.

Para nosotros, los mejores cajones inteligentes son los 3 modelos siguientes: 

Cashlogy POS 1500 de Azkoyen

El cajón inteligente Cashlogy POS 1500 es un sistema de control de efectivo rápido, elegante y moderno que realiza la gestión diaria de forma ágil. Una de las mejores ventajas de este cajón de cobro automático es que permite cobrar a todos los dependientes.

Otras de sus funciones son que detecta monedas y billetes falsos, da el cambio correcto y lleva a cabo cierres de caja de manera automática, evitando así las probabilidades de hurtos y robos.

Es ideal para negocios de hostelería como pubs, bares, restaurantes, discotecas, etc., y en comercios donde agilice el ritmo de trabajo, pues controla totalmente el efectivo de negocios como supermercados, panaderías, estancos o tiendas de ropa.

Características técnicas del reciclador de monedas:

• Denominación de moneda: Euros.
• Aceptación: A granel hasta 50 monedas mezcladas entre sí.
• Validación: Desde 1 céntimo hasta 2€.
• Velocidad de validación: 3,5 monedas por segundo.
• Velocidad de devolución: Hasta 30 monedas por segundo.

Características técnicas del reciclador de billetes:

• Aceptación: unitaria.
• Validación: desde 5€ hasta 500.
• Capacidad: 3 unidades recicladoras de 47 billetes cada una. Unidad no recicladora de hasta 500 billetes de 5€ a 500€ (solo recaudación).
• Velocidad de validación: 1 billete por segundo.
• Velocidad de devolución: 1 billete por segundo.

CashGuard

El cajón automático Cashguard es un sistema de control de efectivo seguro, fiable y rápido para el trabajo diario. Al igual que el modelo Cashlogy, permite a los empleados gestionar los pagos.

Este sistema de cobro automático trabaja con gran rapidez, ya que acepta las monedas y billetes (exceptuando los de 500€) a gran velocidad. Además, su diseño permite una fácil instalación, disponer siempre de cambio y preparar de forma personalizada el fondo de la caja. Se puede controlar desde cualquier dispositivo conectado a Internet.

Características técnicas del reciclador de monedas:

• Velocidad: acepta 3 a 4 monedas por segundo y dispensa hasta 10 monedas por segundo.
• Entrada / Salida: hasta 100 monedas de entrada y hasta 250 monedas en salida-
• Acepta / Valida: Euro. Desde 1 cént. hasta 2€.
• Dispensa: hasta 8 denominaciones.
• Monedas: Todas las del mercado.
• Capacidad / Hopper: 325 monedas de 2€ y 775 monedas de 5 cents.
• Cajón depósito (overflow): con llave de apertura y auto cierre. Hasta 1.500 monedas.
• Rechazo de monedas falsas: sí, según normativa europea.

Características técnicas del reciclador de billetes:

• Velocidad: acepta/dispensa: hasta 2 billetes por segundo.
• Entrada / Salida: 1 de cada
• Entrada de Billetes: unitarias.
• Acepta y valida: EUR, USD, MXN, RUB, ZAR, GBP, CHE.
• Dispensa: 3 denominaciones. Además es configurable.
• Unidades de reciclaje: 3 tipos de cilindro.
• Capacidad: hasta 50 billetes por cilindro.
• Bolsa de depósito: con llave de apertura y auto cierre. Capacidad para 1.500 monedas.
• Cassette de depósito: con doble llave para bloqueo y apertura. Admite 500 billetes.
• Rechazo de billetes falsos: sí, según normativa europea)
• Alimentador de billetes en fajos: hasta 50 billetes.

VNE Virtuo 3

El VNE Virtuo 3 es un cajón portamonedas inteligente que entrega el cambio de forma automática y acepta pagos en efectivo en cualquier servicio público o comercio.

Este equipo trabaja con un sistema de aceptación rápido de monedas que permite al cliente insertar las de cualquier tamaño, el cajón inteligente las cuenta automáticamente y las inserta en el monedero de cambio.

También acepta uno o varios billetes, en función del reciclador de billetes elegido. Este cajón inteligente de recarga ofrece grandes cantidades de cambios y pagos.

Características técnicas:

• Utilizable con o sin gestión.
• Pantalla 2 líneas + Monitor externo 15’’ 
• Monitor 7’’ (versión con software).
• Reciclador de billetes: JCM UBA Pro RQ (4 monedas diferentes)
• Sistema de aceptación moneda de introducción múltiple.
• Dispensador de monedas: 1 Hopper multimoneda ITL.
• Bastidor blindado: Espesor de 4 mm.
• Cierre con cerradura y llave de seguridad.
• Billetes: JCM UBA Pro 400 piezas en el apilador y 120 en reciclaje.
• Monedas: Aprox. 1.300 monedas y 2.000 monedas en la caja.

Alquiler de un cajón inteligente

Alquilar un cajón inteligente mediante renting es la manera más inteligente de disponer de un producto esencial para tu negocio sin realizar una inversión inicial.

Mediante renting siempre tienes la última tecnología por una cuota fija al mes, la cual, contablemente computa como un gasto corriente y no como un inmovilizado, por lo que puedes desgravar la cuota junto con el IVA.

En el precio mensual, está incluida la reparación o sustitución, así como el mantenimiento.

Mediante el alquiler del cajón portamonedas inteligente siempre tendrás el último modelo, al contrario que si lo compras porque tendrás que esperar para comprar uno nuevo, como mínimo, hasta que lo hayas amortizado.

Si estás pensando en alquilar un cajón inteligente, vas por buen camino, ya que el 90% de los comercios y establecimientos de hostelería alquilan este sistema de cobro automático en vez de comprarlo. 

A modo de resumen, el renting tiene varios beneficios:

• Instalación del último modelo.
• Incluye recambios y mantenimiento en el precio.
• El importe y el IVA puede desgravarse totalmente.
• Misma cuota todos los meses.

Conclusión

Los cajones inteligentes automatizan el proceso de gestión de dinero en efectivo de un negocio, que antes de su aparición apenas ofrecía seguridad, para que los empleados puedan dedicarse a otras tareas más importantes.

Su instalación ofrece seguridad, control del efectivo, evita errores en el cambio, mejora la imagen del negocio y estas son solo algunas de sus ventajas. Tanto los profesionales como los autónomos pueden apostar por una tendencia que sigue en auge.

Sin lugar a dudas, las empresas deben ser más competitivas y garantizar un mejor servicio a sus clientes, por lo tanto, esta tecnología cumple con esta serie de requisitos