Cómo usar una caja registradora

Para muchos jóvenes, trabajar con una caja registradora será su primer trabajo remunerado. Estas máquinas no son muy intuitivas, por lo que la formación para utilizar una caja registradora es una parte importante en la orientación de los empleados. La formación para utilizar una caja registradora no sólo debe tratar sobre el manejo físico de la máquina, sino también de la seguridad del efectivo y la atención a los detalles.

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Preparando la caja registradora

Hay que preparar la caja registradora antes de comenzar el turno. Empezaremos por contar el dinero del cajón portamonedas. Cada cajón debe tener una cantidad determinada de dinero en efectivo, billetes y monedas, que se utilizará para entregar el cambio a los clientes. Contaremos la cantidad de dinero para asegurarnos de que hay la cantidad correcta. El encargado del establecimiento tendrá una hoja que habrá que firmar reconociendo la cantidad de dinero que el empleado tendrá en su cajón. Después comprobaremos que la caja registradora tiene papel para imprimir los recibos o tickets que se facilitan a los clientes tras su compra. Si el rollo está cerca del final (empezará a mostrar una franja de color en el centro del papel) habrá que sustituirlo por uno nuevo. Colocaremos el cajón portamonedas dentro de la caja registradora y el empleado deberá introducir su código de empleado para firmar.

Cómo funciona una caja registradora

Cada tipo de caja registradora es diferente. Algunas tienen pantallas táctiles con imágenes que muestran los artículos a la venta, mientras que otras simplemente tienen números como una calculadora junto con los nombres de los departamentos. El encargado de impartir la formación a los cajeros o empleados, les mostrará cómo introducir números o pedidos para el tipo concreto de caja registradora que hay en el establecimiento.

Independientemente del precio de la caja registradora que se utilice, siempre se seguirán las mismas reglas básicas.

• Repetir cuidadosamente los pedidos al cliente para asegurarte de que le has oído con claridad. 
• Comprobar dos veces los precios después de introducirlos. 
• Contar cuidadosamente varios artículos para asegurarse de que se está cobrando la cantidad correcta. 
• Hacer coincidir los cupones descuento con los artículos vendidos y comprobar las fechas para asegurarte de que no se aceptan cupones caducados.

Una vez que se haya cobrado todo el pedido al cliente, se pulsará el subtotal para saber cuánto debe pagar. Introducir la cantidad entregada en la caja registradora y ésta dirá cuál es el cambio a devolver al cliente. Se indicará en voz alta el importe para asegurarnos de que el cliente sabe que le estás dando la cantidad correcta de cambio. Si el pago se realiza con una tarjeta de crédito en lugar de efectivo, deslizamos la tarjeta por la ranura o permitimos que el cliente coloque la tarjeta en el lector de bandas magnéticas. Mediante la impresora de tickets, imprimimos el ticket con los datos de la compra para que el cliente lo firme. Una vez firmado, lo guardamos en el cajón portamonedas de la caja registradora.

El cierre de caja en una registradora

Al final de cada turno, debemos asegurar que todo el dinero que debería estar en el cajón portamonedas está ahí. Lo primero será cerrar la caja registradora para obtener un total de todas las transacciones realizadas en el turno. Después, obtener una copia impresa del total del cierre, retirar el cajón de efectivo y firmar en la caja registradora para terminar el turno.

Llevaremos el cajón portamonedas a un lugar seguro donde poder contar el dinero sin que nos interrumpan. Retiramos todo el dinero del cajón y volvemos a introducir suficiente dinero en él para poder entregar el cambio en el siguiente turno.

Contaremos el dinero que sobra. Comparamos esa cantidad con el total de cierre del turno. Debe ser la misma cantidad. Si la cantidad es superior o inferior, deberemos averiguar qué errores se han cometido al contar mal y comunicarlo al encargado de tienda.

Botones básicos de las cajas registradoras

Las cajas registradoras se utilizan en una gran variedad de negocios, como tiendas de comestibles, restaurantes, cadenas minoristas y centros comerciales. Una caja registradora es una máquina que un empleado utiliza para anotar los productos que compra el cliente, recibir el pago y completar una venta. Los botones de una caja registradora varían, dependiendo de la marca y el modelo, pero las cajas registradoras básicas tienen características comunes.

Números

Todas las cajas registradoras tienen botones numéricos, normalmente para los dígitos del uno al diez. Las teclas numéricas se utilizan para introducir cantidades, precios y códigos especiales para funciones específicas de la caja registradora que fueron establecidas por el negocio o el propietario. Algunas cajas registradoras pueden tener dígitos superiores al diez, dependiendo del tipo de negocio para el que se utilice la caja registradora.

Funciones matemáticas

Una caja registradora suele tener botones de funciones matemáticas, como porcentaje, suma y resta. La tecla de porcentaje se utiliza para calcular los descuentos de la mercancía o en situaciones en las que se necesitan porcentajes, como los cambios de moneda. Un botón de multiplicación puede servir para las compras por cantidad; el cajero puede pulsar el número correcto y los botones de multiplicación para calcular el precio de la compra de más de un artículo igual.

Total, e impuestos

El botón de total se utiliza para calcular el coste total de la compra. Algunas cajas registradoras tienen botones de subtotal que pueden ser presionados para dar al cliente el costo de los artículos que se encuentran en ese momento o antes de añadir los impuestos. Se puede utilizar un botón de impuestos preconfigurado con el tipo impositivo correcto para añadir el impuesto sobre las ventas a un pedido, pero si la máquina no lo tiene, el cajero puede calcular manualmente el impuesto utilizando el botón de porcentaje.

Efectivo o moneda

El botón de efectivo se utiliza para introducir el pago del cliente y normalmente abre el cajón portamonedas donde se guarda el dinero. A continuación, se muestra al cajero el cambio correcto en la pantalla de la caja registradora. Un modelo más avanzado puede tener un botón para el crédito si la caja registradora cuenta con un lector de tarjetas de crédito, pero los modelos más antiguos generalmente no lo tienen. Algunos negocios utilizan datáfonos por separado e introducen el importe de los cargos de tarjeta como dinero en efectivo en las cajas registradoras más antiguas.

Anular y cargar

Las cajas registradoras suelen tener un botón de anulación que permite al empleado borrar el recuento de una venta o de algunos artículos seleccionados. Algunas cajas registradoras requieren el giro de una llave insertada en la caja registradora para utilizar el botón de anulación. El botón de carga de papel se utiliza para llevar el papel de los recibos al lugar adecuado de la caja registradora cuando se ha cambiado el rollo o la cinta.

Cómo enseñar a usar la caja registradora

James Ritty inventó la primera caja registradora en 1879 para calcular los totales de las ventas y llevar la cuenta de las transacciones diarias. Desde entonces, las cajas registradoras se han convertido en una máquina de valor incalculable para el funcionamiento de cualquier tipo de negocio, como las franquicias de comida rápida, tiendas de comestibles o ropa, bares, restaurantes, etc.

Los empleados utilizan las cajas registradoras para procesar un gran número de ventas, devoluciones y cambios para los clientes. Dedicar tiempo a formar a tus empleados en el uso correcto de la caja registradora puede aumentar la productividad, la satisfacción de los clientes y la precisión en las ventas.

Deberás enseñar a los nuevos empleados los distintos botones de la caja registradora y la organización de la pantalla, así como describir las funciones básicas para procesar las transacciones.

Es esencial formar a los nuevos empleados a cargar la impresora de tickets retirando un rollo de papel vacío, colocar uno nuevo y pasarlo por la impresora. La mayoría de los rollos de papel vienen impresos con tinta de color al final del rollo para avisar de que hay que cambiar el papel.

Enseña a tu empleado a contar el dinero de la caja registradora e introducir una cantidad determinada de billetes y monedas para su turno. Debe mantener el número correcto de billetes y monedas para poder realizar el cambio a lo largo del día.

Permite que los empleados practiquen el cobro de diferentes artículos escaneando el Código Universal de Producto (UPC) de cada producto o introduciendo el código manualmente en la caja registradora. Pídeles que señalen el nombre de cada producto, el número de artículo, el UPC, el precio y la cantidad en la pantalla de la caja registradora.

Enséñales a aplicar descuentos especiales a un pedido y a escanear cupones antes de totalizar una venta y decirle al cliente el precio. Los cajeros deben comprobar siempre la fecha de un cupón para asegurarse de que no ha caducado.

Muéstrales cómo procesar los diferentes tipos de pagos que acepta tu negocio, como dinero en efectivo, tarjetas de regalo, cheques y tarjetas de crédito o débito. Deja que tu empleado practique cómo gestionar el cambio para los pagos en efectivo contando la suma correcta de billetes y monedas que calcula la caja registradora.

Enseña a utilizar el lector de tarjetas de crédito y débito integrado en la caja registradora. Los cajeros deben pedir al cliente que pase la tarjeta por el lector y esperar la confirmación, para después hacer que el cliente firme un recibo y ellos se queden con el otro, que deben guardar dentro del cajón portamonedas de la caja registradora.

Otra buena idea es sugerir a los nuevos empleados que observen a un empleado con experiencia durante al menos una hora antes de permitirles realizar transacciones en la caja registradora.

Consejo

• La mayoría de los cambios y devoluciones de artículos requieren la asistencia de un encargado de tienda. Las devoluciones se hacen siempre en la misma forma de pago original, ya sea en efectivo, con tarjeta de crédito o de débito.

Advertencias

• Los cajeros siempre deben mantener los billetes grandes de más de 20 euros debajo de la caja registradora por seguridad.