¿Cómo funciona una caja registradora? Lo básico, explicado

Todo negocio de venta directa debería tener una caja registradora.

La caja registradora es un sistema que procesa los pagos realizados por los clientes.

El término “caja registradora” no se refiere a un dispositivo ni a un proceso operativo, sino a una variedad de elementos que permiten procesar el dinero en efectivo de las transacciones y facilitan el proceso de venta.

Este sistema puede variar en apariencia y funciones dependiendo de varios factores, como la tecnología usada, los métodos de pago aceptados, la impresión o no de un ticket o recibo, la forma en que se registran las ventas y se organiza el cierre de caja al final del día y el sistema de inventario utilizado para los productos.

Veamos cómo se procesan las transacciones, qué elementos suelen formar una caja registradora, así como qué opciones están disponibles actualmente para las diversas actividades comerciales de un negocio.

Cajas registradoras ayer y hoy

Hasta hace unas décadas, la caja registradora clásica era la única opción disponible para procesar las ventas en un negocio. Las primeras cajas registradoras ni siquiera «conocían» el precio de los productos. La persona a cargo tenía que introducir manualmente la información, a menudo con la ayuda de las etiquetas que se colocaban sobre los productos en venta.

De este modo, se recibía el dinero del cliente, que se introducía en la caja registradora, y se le entregaba un recibo al cliente. En algunos casos, el único registro de la transacción era la copia en papel del ticket.

Registradora Casio SE S400
Caja registradora con impresora integrada

A medida que evolucionaron las cajas registradoras, se fueron automatizando, y comenzaron a almacenar una base de datos con los productos del comercio.

Hoy, con la llegada de los lectores de códigos de barras, los propietarios de un comercio pueden almacenar electrónicamente los detalles de las transacciones al momento.

Los sistemas de hoy son mucho más sofisticados. Si bien algunos negocios todavía usan los sistemas más antiguos, muchos están comenzando a preferir sistemas avanzados, basados ​​en la nube, donde los datos se almacenan en línea.

Los componentes de una caja registradora

Las cajas registradoras modernas constan de componentes de hardware y software. El software registra, procesa y archiva los detalles de las transacciones. La forma en que se almacenan y utilizan estos detalles es lo que hace que los distintos programas sean muy diferentes entre sí.

Software

Todas las cajas registradoras modernas tienen una interfaz front-end dedicada a las ventas y una interfaz back-end (a menudo llamada backoffice) para realizar las funciones de análisis y administración.

Los dependientes utilizan una interfaz de usuario, generalmente en un monitor de pantalla táctil o en la pantalla de una tablet. Se puede acceder al backend por separado desde un navegador o aplicación en el mismo dispositivo o en un dispositivo separado.

Independientemente del tipo de software utilizado, el front-end y el back-end estarán conectados y sincronizados. Sin embargo, existen dos métodos de almacenamiento de datos:

Localmente

  • El software está instalado en el servidor
  • Requiere la compra de una o más licencias de uso del software
  • La actualización y el mantenimiento se realizan manualmente
  • Se basa en la red informática cerrada, por lo que no requiere acceso a Internet.

Basado en la nube

  • El sistema está alojado en línea. Los datos se encuentran en el servidor del proveedor. Se puede acceder desde cualquier ordenador conectado a Internet mediante un nombre de usuario y contraseña.
  • También conocido como software como servicio (SaaS), este sistema es administrado y actualizado por el proveedor de la caja registradora

Durante algunos años, el software in situ ha sido la norma en los puntos de venta. Sin embargo, hasta la fecha, el uso de sistemas en la nube o sistemas híbridos se ha vuelto más común, es decir, basados ​​tanto en Internet como en el alojamiento local. La instalación de una caja registradora en el lugar tiende a ser bastante costosa y, a menudo, también requiere servicio y mantenimiento profesionales. Las cajas registradoras basadas en la nube son más baratas (generalmente tienen un costo mensual fijo) y permiten más opciones de integración con otros programas de software.

Finalmente, las aplicaciones pueden diferir enormemente en términos de características y diseño. Cada sector comercial tiene sus propias necesidades, para las que existen aplicaciones específicas. Los restaurantes, por ejemplo, pueden necesitar un diseño de mapa de mesa para hacer coincidir los pedidos, o una interfaz de menú de autoservicio que permita a los clientes hacer pedidos directamente desde su mesa. Las aplicaciones especializadas para restaurantes pueden ofrecer estas y otras funciones.

Hardware

Las empresas tienen diferentes necesidades cuando se trata de hardware. Veamos los componentes más importantes de un hardware:

  • Interfaz / dispositivo que registra los detalles de la transacción: por ejemplo, una caja registradora con llaves, un monitor de pantalla táctil o un dispositivo móvil con determinadas aplicaciones.
  • Cajón portamonedas: se utiliza para almacenar dinero en efectivo, cheques, comprobantes, facturas, etc.
  • Impresora de tickets: se utiliza para imprimir tickets fiscales para los clientes o para los informes de cierre.
  • Lector de códigos de barras: se utiliza normalmente en empresas con una gran variedad de productos. Por lo general, está vinculado al sistema de inventario de la caja registradora, por lo que el inventario de productos se puede actualizar automáticamente en función de los productos vendidos.
  • Lector de tarjetas de crédito o terminal TPV: se utiliza para procesar pagos realizados a través de tarjetas de crédito y débito, o pagos con teléfonos inteligentes a través de NFC. Los terminales tradicionales requieren la instalación de software (si no está incluido) y una tarjeta SIM o un cable, mientras que los terminales basados ​​en aplicaciones usan WiFi o la red de un dispositivo móvil conectado.
  • Dispositivos de red: ya sea un sistema basado en la nube o localmente, se necesita un dispositivo de red, como por ejemplo un router, para la conexión a Internet o para conectar a tu sistema informático local.

Los diferentes tipos de cajas registradoras

Qué hardware y software son los mejores depende del negocio para el que se vayan a utilizar. Por ejemplo, es posible que no sea necesario un cajón portamonedas si la mayoría de las transacciones se realizan con tarjeta de crédito. O un sistema móvil que funcione tanto de forma remota como dentro de las instalaciones podría resultar útil. Veamos algunos ejemplos de cajas registradoras.

Cajas registradoras simples basadas en la nube para cafés pequeños

Una pequeña cafetería podría usar una aplicación basada en la nube en un iPad conectado a un lector de tarjetas Bluetooth portátil. Si acepta efectivo, un cajón portamonedas se vuelve esencial por razones de seguridad. Hoy en día, las aplicaciones envían tickets directamente por correo electrónico o mensaje de texto, por lo que, en teoría, tampoco se necesitaría una impresora de tickets. Sin embargo, en España es obligatorio proporcionar un recibo en papel cuando se solicita.

Caja registradora en cafeteria

Con la caja registradora basada en la nube, el propietario del negocio puede verificar las ventas desde casa directamente desde su cuenta de back office y enviar un informe en Excel a su asesor fiscal todos los días. El personal que utiliza la caja registradora solo tiene que utilizar el iPad, verificar cualquier discrepancia entre las transacciones registradas y los recibos reales, y organizar la contabilidad o cualquier otra actividad que se necesite.

Cajas registradoras in situ para el comercio minorista

Una tienda puede elegir una caja registradora física si la conexión a Internet no es buena o si el propietario del negocio prefiere tener todos los datos almacenados exclusivamente en sus instalaciones. Los dispositivos generalmente no son portátiles, la instalación requiere ayuda profesional y el software generalmente requiere que un experto los instale localmente. Todas estas actividades tienden a elevar los costes, por lo que solo los grandes negocios con muchos recursos disponibles tienden a optar todavía por este tipo de cajas registradoras.

También hay funciones especiales generalmente integradas en las cajas registradoras de las tiendas, comenzando con el inventario para realizar un seguimiento de las cantidades de productos vendidos, hasta herramientas de hardware como básculas (para alimentos por peso), lectores de códigos de barras o dispositivos para quitar o deshabilitar los sistemas antirrobo. Los sistemas más complejos son generalmente los de los supermercados, debido a la gran variedad de productos vendidos. Cuanto más variados sean los productos vendidos, más complejos pueden ser los componentes del punto de venta.

Cajas registradoras híbridas para cadenas de restaurantes

Los negocios dedicados a alimentos y bebidas, como los restaurantes, requieren software con características exclusivas. Por ejemplo, puede ser necesario enviar pedidos a la cocina en tiempo real (a través de una impresora de cocina), o realizar un seguimiento de las mesas reservadas a través de un sistema de reservas.

Si los restaurantes han elegido una caja registradora basada en la nube, pero la conexión a Internet no es 100% fiable, pueden conectarse a un servidor local, lo que permite que el software funcione cuando no hay Internet y sincronizar los datos cuando haya conexión a Internet. Esto permite que las cadenas de restaurantes se beneficien de un sistema en la nube a través del cual registrar todos los detalles de las ventas en los distintos restaurantes, el cual puede ser controlado en tiempo real desde cualquier ordenador, pero contando siempre con un sistema de alojamiento local como respaldo.

Algunos softwares ofrecen un modo offline que mantiene la caja registradora en funcionamiento incluso en ausencia de una conexión de red, y luego sincroniza los nuevos datos tan pronto como se restablece de nuevo la conexión.

Conclusión

Como habrás podido apreciar si has leído hasta aquí nuestro artículo, las cajas registradoras llevan décadas ayudando a gestionar los pagos en nuestros negocios.

Hemos pasado de registradoras locales en las que había que introducir los precios de los productos a mano, hasta las más modernas cajas registradoras que almacenan los datos en la nube a través de Internet y se gestionan mediante pantallas táctiles.

Existen multitud de registradoras a la venta, que dependiendo de las necesidades de cada comercio, resolverán las tareas de cobro de forma más eficiente.

Si necesitas comprar una caja registradora, no dudes en ponerte en contacto con nosotros y te asesoraremos sobre cuál es la mejor opción para tu negocio.